文献资源部工作细则

1、工作职能

1.1根据学院的发展目标和教学、科学研究的需要，制订我院文献信息资源建设方案，逐步建立具有政法特色的文献资源体系；

1.2依据学院文献信息资源建设方案以及专业设置和调整，制定文献信息资源建设的远期规划、近期目标，以及采访规则和年度预定计划；

1.3多方位、多渠道地收集文献出版信息和数据库产品信息；

1.4协助馆领导选择供应商并对供应商进行评估；

1.5在教师提出文献选购建议基础上，选购图书，接受赠书及资料交换，建立采购数据库；

1.6 对到馆文献进行验收入藏、粘贴条码、分配馆藏和加盖馆藏章；

1.7负责图书、电子文献的分类及主题标引、著录和加工等工作；

1.8及时将编目数据录入编目数据库，完成审校后转入中央数据库，负责对供应商提供编目数据的修改及评价，以及书目数据库的建立和维护，负责未入库文献的安全； 

1.9采用最新的分编标准和方法，整合本馆纸质及电子资源，为读者提供优质的数据库检索服务；

1.10负责文献和数据库入藏统计；

1.11负责本部门的清洁卫生，做好本部门安全保卫和消防工作；

1.12完成馆领导交办的其他任务。

2、岗位职责及任职条件

2.1部主任

2.1.1工作职责

a制订全院文献信息资源建设方案，提出我馆藏书建设远期规划和近期目标，拟定并执行年度采购计划，建立科学的文献资源保障体系；

b主持本部的业务、行政工作并协助馆领导做好本部员工的思想政治工作，对本部工作职责所规定的各项工作任务及其执行结果负责全面责任；

c及时了解和研究与本部业务相关学科的发展动态和趋势，并能向图书馆提出解决方案或建议；

d 负责制订本部的工作计划并组织实施；

e不断完善本部的岗位责任制，建立与健全各项规章制度，检查本部各项日常工作的执行情况，及时解决出现的问题；

f做好本部职工在职培训与职业道德教育工作；制订培训计划、组织培训工作，定期考核效果；

g检查、指导本部职工的工作，定期进行考核和评价,定期总结工作，打印统计报表，并向本部职工与馆领导报告；

h顾全大局，维护部门团结，搞好部门之间协调工作；

i关心群众生活，在力所能及的范围内帮助职工解决实际困难；

j协助图书馆确定大宗采购供应商，并依照规定对供应商进行评估；

k同时承担采访员和编目员的职责，直接负责一部分文献的采编工作；

l完成馆领导交给的其它任务。

2.1.2任职要求

a大学本科以上学历或双学位，馆员以上职称；

b 相关工作经验5年以上；

c熟悉本馆馆藏基本架构，了解我院学科专业设置，了解书刊发行市场发展状况；

d具有较高的文献资源建设理论的研究能力和水平；

e有一定的组织协调能力和写作能力，熟悉ILAS系统采访、编目、期刊和检索子系统的功能和操作。

2.2图书采访员

2.2.1岗位职责

a负责中外文图书（包括电子图书）采购；

b了解本院教学、科研的现状及发展趋势，掌握本馆馆藏及国内外出版发行动态，制订藏书补充中长期规划，制定年度计划，修订文献采购标准；

c确保收全《社科新书目》以及与我院学科相关的重点的地方版和出版社书目；

d根据文献出版发行信息，广泛征求读者及有关部门意见，进行圈选，并建立采访数据库；

e根据书目数据进行查重，因失误造成的订重率不超过1‰；

f输入采购数据，维护图书书目及采购数据库，负责有关数据的整理，按时、准确、清楚地填写并发出预订单；

g根据需要通过书市、书店直接选购、零购、邮购，零购、邮购时应作详尽记录，并及时付款、按量查收；

h严格遵守财务制度，按时、如实、准确进行请款报销工作，凡作为本馆固定资产的一切文献，必须履行登记手续，报销凭据必须由采访人员、验收人员和馆长签名方可向院财务部门报销，应建立流水账目，内容包括日期、项名、款数、发票号及备注；

i接收到货图书，协助验收员做好验收工作；

j对供应商进行评估；

k负责接受赠送的图书，并做好记录，受赠的图书要加盖赠书章；

l完成部主任布置的其它任务。

2.2.2任职资格

a本科以上学历, 中级以上职称；

b 相关工作经验3年以上；

c熟悉本馆馆藏基本架构，了解图书发行市场发展状况和国内外主要电子图书数据库情况，了解我院学科专业设置和科研情况；

d熟悉ILAS系统采访子系统的操作。

2.3图书验收员

2.3.1岗位职责

a拆包：核准图书品种、单价、每种册数，核算总价额、总种数、总册数，核对供方发货凭据，做出记录；

b根据采访数据逐本验收，对数据中书名、著者、出版社、国际标准书号等进行补充及修改，剔出非我馆所订图书和有质量问题的图书；

c在系统中进行查重，凡符合复本数量规定的图书则按文献分配规定分配馆藏地点，并打印和粘贴条形码；

d对已粘贴条形码的图书，加盖馆藏章(盖章位置在图书书名页、第11页和骑缝)；

e将验收合格和完成以上程序的图书移送编目，由编目人员签收验收单；

f填写验收误差记录，向采访人员移交退换图书；

g为验收入库的图书签收报销凭据及固定资产登记单，进行图书入藏登记；

h对未到馆的个别零订图书，须逐一保留每本书的记录（书名、著者、价格、经手人），图书到馆后消除记录，并在年底将未到馆图书情况报经手人及部主任；

i对验收工作质量全面负责；

j完成部主任布置的其它任务。

2.3.2任职资格：

a大专以上文化程度；

b熟悉电脑操作，熟悉ILAS采访子系统中有关验收的操作；

c工作认真，服从安排。

2．4图书编目员

2.4.1岗位职责

a接收不同语种、不同媒体的文献；

b承担文献的书目数据查重和下载，对下载数据要按照本馆的著录条例进行修改；无下载数据者，要按照国家标准和本馆的著录条例建立书目记录；

c承担文献的分类标引、主题标引和确定索取号；

d严格按照有关条例保质保量完成上述工作，错误率不超过1％；

e负责培训上岗学生（或非在编人员），对其工作质量全面负责；

f完成部主任布置的其它任务。

2.4.2任职条件

a大专以上学历,外文文献编目员要求外语专业大专以上学历或非英语专业本科毕业且获得国家英语四级以上证书；

b非图书情报专业的需接受过图书馆学培训；

c能熟练使用MARC格式编目和使用《中图法》、《汉语主题词表》对文献进行标引。

2.5编目审校员

2.5.1工作职责

a负责对文献分编质量进行检查和审核；

b认真对文献MARC格式、数据录入、分类标引、主题标引和典藏分配的准确性进行核对、修正；

c已审核无误的数据移送中央库；

d负责维护中央数据库的数据，负责分编文献的编目质量控制。

2.5.2任职条件

a大专以上学历,外文文献审校员要求外语专业大专以上学历或非英语专业本科毕业且获得国家英语四级以上证书；

b馆员以上职称；

c非图书情报专业的需系统接受过图书馆学培训；

d除能熟练使用MARC格式编目和使用《中图法》和《主题词表》进行标引外，能准确判断分编的错误。

2.6加工员

2.6.1岗位职责

a负责文献的磁条、书标及保护膜的粘贴及索书号的标注；

b将加工好的文献移送至相关部门；

c培训上岗学生（或非在编人员），对其工作质量全面负责；

d完成部主任布置的其它任务。

2.6.2任职条件

a高中以上文化程度；

b工作积极认真。

3、工作程序

3.1采访工作

3.1.1普通图书

a工作流程图

    b工作流程说明

①确定书商：协助学校和图书馆做好图书采购招标工作，确定文献供应商，签订采购协议；

②收集目录（数据）：完整收集《社科新书目》、《科技新书目》、《上海新书目》、《地方新书目》等最新书目，或由文献供应商提供的电子版采访书目数据；

③初步筛选：收到目录（数据）后，应进行分类整理，分发给各系部及相关专家（选书小组）和有关处级管理单位的领导进行初选，同时采访员根据图书馆《文献采访规则》进行初选，并及时催促各单位发回预订书目数据；

④查重汇总：采访员汇总各系（部）的初选预订书目数据，并对其依照《文献采访规则》进行筛选，然后把筛选的预订书目数据发给供应商进行查重和剔除，以确定最终的预订书目数据；

⑤主任核定：采访员将供应商查重和剔除后确定的预订书目数据，送交文献资源部主任审核；

⑥馆长审批：文献资源部主任将审核后的预订书目数据单提交主管副馆长审批，报馆长批准；

⑦建立数据库：采访员按照经馆长批准的预订书目数据单，将供应商提供的采访数据倒入ILAS采访子系统，加上订购条，最终建立采访数据库；

⑧送交订单：将电子版预订书目数据单提交供应商，完成订购工作。

⑨特殊采访方式：经馆长同意，采访员可以联系各教学科研单位专家，到与本馆有协议的的书店（供应商）选书，或到非协议书店小额选书，也可以向供应商直接提交订单，个别有参考、收藏价值的图书可以采用邮购方式获得。

3.1.2数据库

a工作流程图　　　　

 b工作流程说明

①资源调查：根据我院《文献采访规则》和省高校文献资源保障体系（Halis）的总体布局，我院学科建设的现状和规划，以及我馆文献信息资源的现状，系统调查和分析相关数据库的收录范围、与馆藏纸质文献重复的状况、检索体系和价格，特别是技术的先进性和存储空间的需求等，并写出调研报告；

②选择数据库：将“调研报告”提交馆务会议讨论，审议通过后，经馆长批准为拟订数据库；

③试用数据库：安排试用拟订数据库，并根据试用情况，确认符合“调研报告”的分析，经馆务会议讨论通过后，报馆长批准确定购置；

④拟定协议：与供应商进行购买数据库谈判，拟定出购买协议初稿，并附“数据库基本数据与技术要求说明”；

⑤审批协议：将协议初稿提交馆务会议讨论、修订后，报馆长审批、签字，

协议后附四份“数据库基本数据与技术要求说明”，分别由供应商、图书馆、文献资源部和信息技术部各保留一份；

⑥使用情况监测：使用中出现的问题，文献资源部负责与供应商联系，并要求供应商在规定的时限内解决问题，使用10个月后，文献资源部根据使用情况写出数据库使用情况报告，提交馆务会议确定下年是否继续购置，如没有达到协议中所规定的相关指标，则可重新启动数据库的采购程序，开始自相关数据库的资源调查为起始环节的所有环节。

3.2文献验收工作

3.2.1工作流程图

3.2.2工作流程说明

a接收文献：接收供应商送达的文献，验收员首先检查有无散包或水浸现象，再根据提货单核对包数，如无差错，在提货单上签收，并保留提货单的“收货方”一联；

b拆包核对：根据每包的来货清单，逐栏与接收文献核对，并按《图书验收标准》核查，如有不符合验收标准的文献或非本馆订购的文献，由部主任与供应商交涉，做出处理意见，包装中如有发票，应立即交采访员处理；

c数据库验收：通过预订采访数据库验收送达的文献，如有与采访数据库不符的数据，则按文献更正，并补充相关数据，如非本馆订购的文献，由部主任按协议处理；

d分配馆藏地点、贴条码和磁条：凡符合验收标准的文献，按照文献的类型分配馆藏地点（分为：专业文献室、综合文献室、工具书库、海南文献库、小说库等），将条形码粘贴在相应的图书书名页的出版社上方（不能盖住印刷字和印章），并加贴一层透明保护膜，光盘除在盘盒中央贴条形码外，还应在盘面上用不可擦涂的彩笔写上条码号，凡是随书配有光盘和磁带的图书，均须在图书书名页左上角加盖“此书附盘”印章，贴磁条按照《图书加工规定》操作，书商外包加工的图书要核查是否贴磁条和充磁；

    e盖馆藏章：每本图书盖馆藏章三处，分别在书名页的责任者的下方、内页第11页的右下方和竖盖在图书的骑缝处；

    f财务报帐：由采访员、验收员在发票上、（《总括登记帐》上）签名，并在《总括登记帐》上填写发票号，连同到货清单一起交馆长审批签字后，到学院财务部门报销；

    g转汇购书款：采访员按协议的规定，将购书款转汇至文献供应商提供的帐户上，采访全部程序完毕。

    3.3文献编目工作

3.3.1工作流程图

3.3.2工作流程说明

a接收新书

①根据采访部门的《总括登记帐》，核查文献的种数、册数；

②核对文献有无漏章、漏贴图书条码，以及条码号与数据是否相符等；

③检查文献有无破损，发现破损与采访人员协商解决；

④以上各项符合接收条件时，接收文献并由接受人员在《总括登记帐》上签名。

b查重

①对接收的文献逐种查重；

②查重来源：编目库和总书目库，查重依据：以文献的ISBN、书名为主，查重结果为：复本书或新书；

③确定为新书，首先在书商提供的数据中检索，如查找到该书数据，可进入数据修改程序，如查找不到，则在CALIS联机编目数据中检索，如查找到，则下载到本馆数据库中并进行修改、加录业务注记，查找不到，则进行原始编目；

④不同版次、版本的书、装订有连续性的书、彼此联系紧密的图书作新书处理，分类号和出版年月跟随原书；

⑤确定为复本书，则做“又到书处理”。

    c著录

①根据《中国机读目录格式》、《普通图书著录规则》和《CALIS联机合作编目手册》和我馆《文献著录补充规定》的要求著录图书；

②CALIS数据和书商数据不必重新著录，但应审校各著录事项并进行修改；

③对书商数据质量进行评估，并提出整改意见。

d标引

①分类标引

以《中国图书馆图书分类法》(第五版) （以下简称《中图法（第五版）》）、《CALIS联机合作编目手册》及我馆《文献编目细则》为依据。

②主题标引

以《汉语主题词表》、《中国分类主题词表》和《CALIS联机合作编目手册》为依据，须客观地揭示出图书所论述和研究的事物、对象和问题。

e索书号选取和典藏分配

①完成标引后，按我馆《图书索书号取号规定》确定索书号,著录在905字段；

②完成索书号选取后，用铅笔把索书号抄在文献题名页的左上角。索书号的抄写要求号码准确、字迹清楚、位置准确；

③完成著录，在录入条码时进行文献典藏分配。 

f审校

①审校员对文献查重与著录、标引、索书号、典藏分配等进行审核；

②发现差错，由审校员改正，并在作出记录，同时向该记录的编目人员反馈。如编目人员有不同意见，应讨论解决，如不能取得一致意见，则应由部主任确定；

③凡编目工作中有不符合本工作程序之处，审校员应及时向该记录的编目员提出改正要求。

g加工

①一般一册图书打印一个书标。凡书带盘的文献除一册图书打印一个书标外，每个光盘盒还应打印一个书标，同时在光盘上用不可涂改油彩笔标注索书号；

②粘贴书标时应首先核实书标是否正确，粘贴时需按本馆规定操作。

h送交书库

①已分编完毕的文献按分藏书库分开，按类排放；

②移送前应由部主任对文献进行抽检，抽检内容包括条码号、图书加工的质量等；

③按馆藏地点打印《总括登记帐》，并核查文献的数量与种数； 

④接收单位接收文献后，应按《总括登记帐》核查文献，如无误接受人在《总括登记帐》上签字。

4、工作目标

4.1采订的书刊中相关专业文献比例达到70%以上，相关学科国内重点文献收录不低于90%；

4.2正常预订时，采访数据覆盖率95%以上，订重率1‰以下；

4.3文献验收、查重、分配馆藏和粘贴条码差错率分别不超过1‰；

4.4读者对文献现状的满意度超过70%（通过读者调查）；

4.5年采购文献数量、结构与年度采购计划基本相符，生均年进书量3册以上，馆藏总量达到80册/生以上；

4.6图书除加工外，联机编目下载数据每人70条/天，自编数据每人24条/天；业务外包审校每人300册/天；

4.7过刊装订后20天内完成分编上架；

4.8图书从进馆到送交读者服务部不超过30天；

4.9分编差错率不超过1%；

4.10接收文献和最终送交书库的文献数量相同，没有丢失；

4.11文献加工合格率不低于99%；

4.12文献送交差错率不超过1‰。

5、相关文件

    ①《普通高等学校图书馆文献资源发展政策编制指南》（草案）；

②《中国图书馆图书分类法》（第五版）；

③《中国图书馆图书分类法（第五版）使用手册》；

④《《中国分类主题词表》；

⑤《中国机读目录格式使用手册》；

⑥《CALIS联机合作编目手册》；

⑦《普通图书著录规则》；

⑧《音像制品和机读资料著录手册》；

⑨《中文期刊机读目录编制细则》；

⑩《西文文献著录条例》（修订扩大版）。

6、工作规范

    ①《文献资源建设规则》；

②《文献验收标准》；

③《图书编目工作细则》；

④《中文图书著录补充规定》；

⑤《图书索书号取号规定》；

⑥《图书加工规定》。