规章制度

连续出版物工作流程

1报刊采购

1.1工作流程图

1.2工作流程说明

1.2.1 制订方案    

a提出预案：连续出版物采访依据本馆制订的《文献采集规则》，提出“报刊预订主要变动预案”（以下简称“预案”），影响报刊订购变化的因素如下：

① 主要因素：学院的发展规划，特别是专业建设和学科建设的规划和实际发展状况，读者纸质报刊阅览情况（由现刊阅览室提供）和期刊全文数据库访问情况（由信息技术部提供）：

② 一般因素：学院下拨图书馆下年购书经费预算计划，以及本馆订购纸质报刊与期刊全文数据库收录期刊重复情况。

b制订方案：“预案”经本部部主任同意后，提交馆务会议讨论、审核，根据馆务会议讨论意见，修改“预案”，并将“预案”（修改稿）交送主管馆长审定主管馆长审定同意后，“预案”（修改稿）成为正式的“报刊预订主要变动方案”。

1.2.2确定供应商

a连续出版物采访员，在对国内报纸和期刊供应商全面调查的基础上，根据我馆目前报刊供应商交送报纸和期刊的完整性和及时性，提出报刊供应商的初步名单；

b报刊供应商的初步名单经本部部主任同意后，提交馆务会议讨论、审核和最终确定；

c根据馆务会议讨论确定的供应商，签订采购协议。

1.2.3收集目录

    a每年下半年，连续出版物采访员既要收集邮局发行的报刊目录，也要收集包括网上各期刊出版商、供应商以及上年度《中国期刊年鉴》中的新增期刊目录；

b收集确定的供应商提供的报刊发行目录（包括电子版目录数据）；

C打印该年度报刊订购现刊目录。

1.2.4初步筛选

a目录（数据）收集完毕后，连续出版物采访员应进行分类整理，分发给各相关系专家（选书小组）和有关处级管理单位的领导进行初选；

b连续出版物采访员根据图书馆《文献采访规则》和“报刊预订主要变动方案”，进行初选，并及时催促各系部发回预订书目数据。

1.2.5查重汇总

a连续出版物采访员汇总各系部初选数据，并结合连续出版物采访员的初选数据，确定初选预订书目数据；

b在初选预订书目数据的基础上，依照《文献采访规则》和“报刊预订主要变动方案”进行筛选，如报刊的停刊，休刊，改名刊等变化情况，确定预订报刊书目数据；

C，预订报刊书目数据查重，核查上一年报刊的到馆率，延续预订，再将采访数据按ILAS连续出版物子系统做订购处理。

1.2.6核定审批

a连续出版物采访员将预订书目数据，以CRP形式发送给本部部主任审核，经审核后打印出预订书目数据单；

b将经部主任审核后的预订书目数据单，提交主管副馆长审批，报馆长批准。

1.2.7建立数据库

连续出版物采访员按照经馆长批准的预订报刊书目数据单，对已录入的订购数据进行补充和删除，最终建立和完成报刊订购数据库。

1.2.8送交订单

a根据报刊订购数据库，输出、打印报刊订购单,送交馆长审核、签字；

b将经馆长审核、签字后的报刊订购单，上报主管副院长审定和院长审批；

c报刊订购单经学院批准后，盖章送交供应商。

1.2.9财务转帐

     a连续出版物采访员收到供应商返回的报刊订购清单和发票，与订购数据库进行核实；

b核实无误由采访员在发票上签名，并连同订购清单一起交馆长审定签字后，送交院长审批；

c经院长审批后，学院财务部门及时、按期将报刊预订款，转汇至供应商提供的帐户上，采访程序完毕。

1.2.10打印现刊目录

连续出版物采访员汇总本馆各供应商、不同载体期刊的订购单和受增期刊目录，编制出该年度的《xxxx年现刊目录》。

1.2.11年终结算

    a连续出版物采访员根据报刊记到员送交的催询单，填写Excel的年度缺刊登记表后，及时将催询单送交供应商；

b供应商补发的报刊应在年度缺刊登记表中做出记录；

c根据年度缺刊登记表年终与供应商结算退款金额，并根据缺刊情况评价供应商和决定下年度的供应商资格。

2现刊阅览管理

2.1工作流程图

2.2工作流程说明

2.2.1报刊加工、验收记到

a报刊记到员收到供应商送达的报刊，要首先检查有无散包、破损、水浸及缺页等情况，核对批数和包数，如有以上情况按2.2.2a处理，如无差错，在期刊配送单上签字，并保留配送单和配送清单；

b.对到馆的新报刊进行编目，在网上搜索同刊，进行电纸资源整合。

C. 到馆报刊正常，打印（写出）期刊刊标，并粘贴在期刊封面的左上角,并在系统中作记到处理，当年第一期期刊要依据期刊的出版特征作出详细记到。 

2.2.2补发催询

a到馆报刊有破损、水浸、缺页等情况时，应通过连续出版物采访员退回供应商，并要求供应商更换相应的报刊；

b报刊记到员要及时根据年度现刊目录核查报刊记到记录，并立即打印未按期到馆报刊的催询单，交连续出版物采访员，采访员根据催询单填写缺刊登记表后，将催询单送交供应商。

2.2.3整理上架

a 阅览室管理员按照报纸版面的顺序，将报纸按时间（最新出版的报纸在最上面）夹到同种报纸的报纸夹上, 并于当天将报纸夹放到报架上；

b在期刊封面的右下角加盖馆藏章；

c根据本年度“现刊目录”调整好新的期刊陈列架（或期刊盒），并粘贴“排架号”的标识，并按排架号的顺序上架,如刊标有误，将该期刊送交报刊记到员重新核查排架号。

2.2.4整架修补

    a阅览室理员要每天进行巡查整架，检查期刊有无丢失，保持阅览室内报刊排架的准确、整齐；

b整架中发现期刊破损等情况时，在岗值班人员应及时修补。

2.2.5外借复印

读者需要复印馆藏报刊中的有关资料时，需在外借记录本上登记，归还时也应在外借记录本注明。

2.2.6下架整理

a阅览室管理员在按期将过报、过刊下架，并按顺序整理排放。

b根据系统记到数据检查缺期，统计丢失率，并对缺期报刊打印催询单，将催询单送交采访人员向提供商催补；

c已经整理完毕的期刊在系统中处理，打印下架装订清单，送交装订人员核查后，在装订清单上签字，完成出库移交程序。 

3过刊装订

3.1工作流程图

3.2工作流程说明

3.2.1接收

a装订人员根据下架装订清单，核查报刊的种数和册数；

b核查无误后装订人员在下架装订清单上签字，完成接收程序。

3.2.2装订加工

a按报刊种类、时间、卷期的先后，检查排列顺序和缺期的情况，并与下架装订清单核实；

b 按规定的厚度（一册不能超过75px的情况下）分册、标明期、卷标识、打孔，穿线；

   c贴条形码：在新入藏的期刊合订本首卷的非铜版纸的第一页上贴上条形码，粘贴条形码按本馆《图书加工规定》执行；

   D贴磁条；贴磁条按本馆《图书加工规定》执行。

   E装订后在系统中录入相关数据，并打印装订单；填写装订册数。

3.2.3封面加工

a 利用word文档设置过刊封面模板，输入过刊题名、索取号、卷期、册、年份等相关的信息并匹配源格式，打印出封面。

b 把打印好的封面粘贴到对应的过刊合订本；

3.2.4送交

装订人员将过刊合订本和装订单，送交过刊编目员接收，核查无误后在装订单上签字，完成移交程序。

4过刊编目

4.1工作流程图

4.2工作流程说明

4.2.1验收

a过刊编目员从装订室接收已装订的过刊后，在系统中与装订单核查、验收，发现不合格的过刊，应作出记录并退回装订室；

    b验收合格后，过刊编目员在装订单上签字，完成验收接交程序。

4.2.2查重

a在系统中央馆藏库中逐种查重，查重结果为续订刊和新订刊两种；

b续订刊则在系统数据库中，将有关业务注记录入到相关字段中；

c新订刊则在CALIS联机编目中检索，如命中，则下载到本馆书目数据库中，并进行修改，未命中，则进行原始编目。

4.2.3著录

按照《中文期刊机读目录编制细则》、《CALIS联机合作编目手册》和本馆制订的《过刊装订与编目工作细则》进行著录。

4.2.4分类

依据《中国图书馆期刊分类法》（第五版）分类和本馆制订的《过刊装订与编目工作细则》进行分类。

4.2.5取索取号

过刊索取号一般由分类号和种次号两部分组成，种次号可由ILAS系统自动生成，索取号具体选取办法按本馆制订的《过刊装订与编目工作细则》进行。

4.2.6交送

a根据装订单，对已编目完毕的过刊合订本的种数和册数进行核查，核查无误后部主任在装订单上签字；

b将过刊合订本送交过刊书库，过刊书库管理员根据装订单核查种数和册数，核查无误后过刊书库管理员在装订单上签字，完成移交程序。